SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT SUKU CADANG PADA P.T. ASTRA INTERNATIONAL TBK.HSO CABANG SEMARANG.
A. PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Penjualan dari suatu produk barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan merupakan salah satu faktor penentu dalam kegiatan operasional perusahaan. Kondisi tersebut akan memotivasi perusahaan dalam melakukan penjualan dan pelaksanaan sistem akuntansi yang baik dalam usaha peningkatan pendapatan yang berasal dari penjualan sehingga pengawasan harus dilakukan secara teliti karena posisi pendapatan sangat menentukan dalam kinerja suatu
perusahaan.
Pelaksanaan sistem akuntansi penjualan kredit dimaksudkan untuk mengetahui laba perusahaan yang optimal. Kegiatan tersebut dilakukan dengan cara mengatur strategi penjualan serta upaya dalam menghadapi persaingan untuk menarik minat para pelanggan. Semakin besar suatu perusahaan dan semakin banyak volume transaksi yang terjadi, pengawasan tidak mungkin lagi dilakukan secara efektif dengan pancaindra semata dan sebagai pelengkapnya dilakukan mekanisme sistem akuntansi (Marom, 2002: 2)
Sistem akuntansi penjualan kredit yang ada dalam perusahaan dirancang untuk menangani transaksi penjualan kredit atas suatu produk yang dihasilkan. Dalam sistem akuntansi ini, dilakukan pemisahan fungsi untuk setiap transaksi penjualan kredit, seperti pemisahan fungsi penjualan terpisah dari fungsi kredit dan fungsi penjualan terpisah dari fungsi gudang. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah terjadinya kecurangan-kecurangan dalam pencatatan atas penjualan seperti kecurangan pencatatan kuantitas yang dijual dalam faktur penjualan. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut, maka kedua fungsi akan saling mengecek dari pembukuan atas transaksi penjualan dan untuk menghindari kecurangan dalam pengeluaran jumlah barang, atas barang yang dijual dengan barang yang dikeluarkan oleh gudang. Karena penjualan merupakan hal yang sangat penting mengingat tujuan utama dari perusahaan adalah memperoleh keuntungan.
Peranan sistem akuntansi penjualan kredit dalam aktivitas bisnis sangatlah penting untuk menangani kegiatan operasional perusahaan guna memenuhi kebutuhan manajemen dan untuk kepentingan pengambilan keputusan. Setiap sistem akuntansi dirancang untuk memberikan penguasaan yang memadai guna menjamin semua transaksi telah dicatat, diotorisasi secara tepat, valid, akurat, dan dapat melindungi aktivitas perusahaan yang efektif dan efisien (Krismiaji, 2002). Penjualan kredit merupakan elemen pendukung operasional yang berperan besar terhadap kelancaran operasional perusahaan P.T. ASTRA INTERNATIONAL Tbk. HSO Cabang Semarang (yang selanjutnya disebut Astra Semarang) lebih banyak melakukan transaksi penjualan kredit suku cadang kurang lebih 491pelanggan yang tersebar di wilayah Jateng (Part Departemen, Juni 2006). Pelaksanaan sistem akuntansi penjualan kredit diawali dengan menerima order suku cadang via telpon, facsimile ataupun Salesman. Order tersebut diproses oleh fungsi Administrasi Penjualan setelah barang tersedia dan siap dikirim, baru kemudian tercetak Faktur Suku Cadang (Indirect) sebagai bukti transaksi penjualan kredit suku cadang. Dokumen dibuat rangkap empat dan diotorisasi oleh fungsi AR Part Controller sepengetahuan Administration and Finance Head. Dengan tembusan Faktur Suku Cadang (Indirect) lembar dua (warna kuning) dan Surat Jalan lembar keempat (warna biru) dari fungsi Gudang, barang dikirim ke pelanggan. Setiap kuantitas penjualan kredit kepada pelanggan mendapatkan diskon sesuai kode barang dan kuantitas barang dengan jangka waktu pembayaran yang telah ditentukan. Jika suatu ketika terjadi komplain (retur atau salah harga/diskon), maka pelanggan dapat menunjukan tembusan faktur tersebut kepada Salesman untuk dikonfirmasikan ke fungsi Administrasi Penjualan untuk diproses dan akan diterima oleh fungsi Gudang untuk
dikembalikan ke posisi semula baru kemudian tercetak Koreksi Faktur Suku Cadang (Indirect) sebagai bukti terjadinya retur. Namun, pelaksanaan transaksi penjualan kredit suku cadang yang ditangani oleh Part Departement, bagian Gudang, bagian Ekspedisi dan Finance Department terdapat kesenjangan antara harapan dan kenyataan. Pesanan barang yang sudah diproses dan di pack diharapkan terkirim ke pelanggan tepat pada waktunya, namun pada kenyataannya ± 5% (kurang lebih 18 pelanggan dari 500 pelanggan yang tersebar di wilayah Jawa Tengah) barang telat dikirim sehingga terjadi komplen oleh pelanggan (Part Department, Juni 2006).
Astra Semarang yang bergerak dalam bidang otomotif merupakan perusahaan public yang tidak hanya profit oriented tapi bonafit oriented, sedapat mungkin meminimalisasi hal-hal buruk akibat pengiriman barang yang telat. Pengiriman barang yang telat dapat berakibat terhadap tingkat kepercayaan pelanggan perusahaan menurun, sehingga berdampak pada menurunnya omset penjualan kredit. Semakin menurun volume penjualan maka laba perusahaan pun menurun. Apabila hal ini tidak segera ditanggulangi maka akan dapat merugikan perusahaan. Dari penelitian yang berjudul “SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT SUKU CADANG PADA P.T. ASTRAINTERNASIONAL, TBK. HSO CABANG SEMARANG” ini diharapkan dapat memberikan gambaran tentang sistem akuntansi penjualan kredit suku cadang sebab semakin kompleknya transaksi penjualan kredit, maka perusahaan memerlukan pengawasan yang memadai dan sebagai pelengkapnya dilakukan mekanisme sistem.
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang uraian diatas, perumusan masalah dalam
penelitian ini adalah sebagai berikut:
1) Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit suku
cadang pada Astra Semarang
2) Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit suku
cadang pada Astra Semarang
3) Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit
suku cadang pada Astra Semarang
4) Prosedur-prosedur yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit
suku cadang pada Astra Semarang
B. Tujuan dan Manfaat
Tujuan
Tujuan penelitian di adalah ingin mengetahui:
1) Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit suku
cadang pada Asta Semarang.
2) Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan
kredit suku cadang pada Astra Semarang.
3) Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit
suku cadang pada Astra Semarang.
4) Jaringan prosedur yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit
pada Astra Semarang.
Manfaat
Dalam penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pihakpihak
yang berkepentingan, yaitu :
1) Bagi penulis
Menambah pengetahuan dan wawasan sistem akuntansi penjualan kredit,
sehingga dapat digunakan sebagai bekal agar kelak nanti dapat menerapkan
kombinasi yang tepat antara teori dan keadaan yang sebenarnya.
2) Bagi perguruan tinggi
Dapat menambah kepustakaan dan dapat memberikan masukan dibidang
akuntansi.
3) Bagi Perusahaan
Bagi Perusahaan Penelitian ini dapat digunakan sebagai masukan dibidang
akuntansi bagi perusahaan, khususnya sistem akutansi penjualan kredit suku
cadang pada Astra Semarang.
Tujuan Sistem Akuntansi
Sesuai dengan pengertian akuntansi, maka secara umum tujuan
pengembangan sistem akuntansi adalah menurut ( Mulyadi, 2001: 19-20 ) adalah
sebagai berikut :
1) Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan usaha baru.
2) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada,
baik mengenai mutu, ketetapan penyajian, maupun struktur informasinya.
3) Untuk menghargai pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap, mengenai pertanggungjawaban dan
perlindungan kekayaan perusahaan.
4) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam menyelenggarakan catatan akutansi.
Unsur-unsur Pokok Sistem Akuntansi
1) Formulir
Formulir merupakan secarik kertas yang memiliki ruang untuk disajikan dan
formulir yang merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi. Dengan formulir ini data yang bersangkutan dengan transaksi direkam
pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. ( Mulyadi, 2001: 92 ).
2) Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang
digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Karena jurnal
merupakan catatan akuntansi yang diselenggarakan dalam proses akuntansi, maka
dalam sistem akuntansi jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak
terjadi satu transaksipun yang tidak dicatat, catatan yang dilakukan didalamnya
lengkap dengan penjelasan tanggal dan informasi lain, agar catatan tersebut
mudah untuk usut kembali ke dokumen sumbernya (Mulyadi, 2001: 4 ).
3) Buku Besar dan Buku Pembantu
Buku Besar (General ladger) merupakan kumpulan rekening-rekening yang
digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam
jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini, disediakan sesuai dengan unsurunsur
informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku
besar ini, di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk mengelompokan
data keuangan, di pihak lain dapat dipandang sebagai sumber informasi keuangan
untuk menyajikan laporan keuangan. Buku Pembantu (Subsidiary Ladger)
merupakan suatu cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada
dalam buku besar.
Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (Books
of Final Entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain setelah data
akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku
pembantu. Disebut catatan akuntansi akhir karena setelah data akuntansi
selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan bukan pencatatan lagi kedalam
catatan akuntansi. ( Mulyadi, 2001 : 4-5 ).
4) Laporan
Laporan adalah hasil akhir dari proses akuntansi yang dapat berupa neraca,
laporan laba ditahan atau laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan
arus kas laporan penjualan barang, laporan harga pokok produksi, laporan biaya
pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang
akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya dan sebagainya.
Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi. Laporan
dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
(Mulyadi, 2001 : 5 ).
Penjualan Kredit
Penjualan adalah penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok
perusahaan dan biasanya dilakukan secara teratur (Marom, 2002: 28). Penjualan
kredit adalah penjualan yang pembayarannya dilakukan beberapa kali angsuran
menurut perjanjian ( Jusup, 2001 :177 ). Dari pengertian-pengertian diatas dapat
ditarik kesimpulan bahwa penjualan kredit adalah suatu usaha pokok perusahaan
secara tidak tunai yang pembayarannya dilakukan dalam beberapa kali angsuran
menurut perjanjian dan secara teratur.
Dari uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi
penjualan kredit adalah suatu kesatuan yang melibatkan bagian-bagian yang saling
terkait yang meliputi prosedur-prosedur penawaran dan pengiriman barang atau
jasa, yang penagihan serta penerimaan yang dilakukan dalam beberapa kali. Agar
suatu perusahaan dapat beroperasi dan menguntungkan maka harga jual barang
harus lebih tinggi dari harga belinya. (Jusup, 2001: 326). Harga jual yang
menguntungkan harus meliputi tiga hal yaitu:
1) Harga pokok barang yang dijual.
2) Biaya operasional perusahaan, seperti biaya sewa, biaya gaji pegawai, biaya
asuransi dan sebagainya.
3) Laba bersih yang diinginkan perusahaan.
Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Sistem akuntansi penjualan kredit yaitu penjualan yang pembayarannya
dilakukan setelah penyerahan barang dengan jangka waktu yang telah ditentukan
atau telah disepakati kedua belah pihak. Adapun pokok bahasan yang dibahas
dalam penjualan kredit meliputi: fungsi-fungsi yang terkait, dokumen yang
digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, prosedur-prosedur yang digunakan
dari sistem penjualan kredit, dan pengendalian.
Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Prosedur Penjualan Kredit
Fungsi-fungsi yang terkait dalam proses penjualan kredit adalah
(Mulyadi, 2001: 211-213 ):
1) Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggungjawab untuk meneliti kasus kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Sebelum order
dari pelanggan dipenuhi harus terlebih dahulu diperoleh otorisasi
penjualan kredit dari fungsi kredit, jika penolakan pemberian kredit sering
terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan
mengisi Surat Order Pengiriman. Untuk mempercepat pelayanan kepada
pelanggan, Surat Order Pengiriman dikirim langsung ke fungsi
pengiriman sebelum fungsi penjualan memperoleh otorisasi kredit dari
fungsi kredit.
2) Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyimpan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan
barang ke fungsi pengiriman.
3) Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar Surat
Order Pengiriman yang diterima fungsi penjualan, serta menjamin bahwa
tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa otorisasi dari pihak
yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa Surat Order Pengiriman yang
telah ditandatangani oleh fungsi penjualan.
4) Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat atau mengirimkan faktur
penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi
kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
5) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat piutang yang timbul dari
transaksi penjualan kredit didalam jurnal penjualan dan membuat serta
mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, serta membuat laporan
penjualan dan mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu
persediaan.
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data adalah cara-cara yang dapat digunakan oleh
peneliti untuk mengumpulkan data, diantaranya adalah sebagai berikut :
1) Observasi
Observasi, yaitu kegiatan pemuatan perhatian terhadap sesuatu objek dengan
menggunakan seluruh alat indera (Arikunto, 2002: 133). Metode ini digunakan
untuk mengamati kegiatan klerikel di Astra Semarang terkait dengan objek kajian,
diantaranya : penanganan distribusi konsumen, pengotorisasian, entry data,dan
pencetakan dokumen.
2) Interview (Wawancara)
Wawancara menurut Arikunto (2002: 132) adalah sebuah dialog yang dilakukan
oleh pewawancara (Interviewer) untuk memperoleh informasi dari terwawancara.
Metode ini digunakan untuk mendapatkan data pendukung terkait dengan objek
kajian, diantaranya: gambaran umum penjualan kredit serta sistem operasional
perusahaan.
3) Dokumentasi
Dokumentasi, yaitu peneliti menyelidiki benda-benda tertulis seperti buku-buku,
majalah, dokumen, peraturan-peraturan, notulen rapat, catatan harian dan
sebagainya yang ada hubunganya dengan objek yang diperhatikan (Arikunto,
2002: 135). Dalam metode ini digunakan untuk mengetahui harga jual, syarat
penjualan kredit, syarat pengangkutan dan potongan penjualan suku cadang.
Teknik Analisis Data
Data yang terkumpul dari hasil pengumpulan data, perlu segera dikerjakan oleh
peneliti (Arikunto, 1998: 240). Teknik yang digunakan dalam menganalisis data
guna penulisan Tugas Akhir ini adalah bersifat deskriptif kualitatif, yaitu analisis
yang berwujud keterangan uraian yang menggambarkan objek penelitian pada saat
ini berdasarkan fakta-fakta yang ada, yang digambarkan dengan kata-kata atau
kalimat dipisah-pisahkan menurut kategori untuk memperoleh kesimpulan. Untuk
dapat mencapai penelitian sesuai dengan harapan dalam penyusunan Tugas Akhir
ini dan untuk memperoleh suatu kesimpulan, maka data yang terkumpul akan
dianalisis dengan analisis kualitatif dengan langkah-langkah sebagai berikut :
memeriksa dan meneliti data-data yang terkumpul untuk menjamin apakah data
tersebut dapat dipertanggungjawabkan keberadaannya, mengotorisasikan datadata
yang disesuaikan dengan criteria dan hal-hal yang diperlukan dalam suatu
pendataan. Penyajian data penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif
atau developmental, yaitu dengan menggambarkan kenyataan-kenyataan yang
terjadi bersifat umum dan kemungkinan masalah yang dihadapi serta solusinya.
29
Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Suku Cadang pada ASTRA Semarang
1) Fungsi Administrasi Penjualan
Fungsi ini melayani order penjualan kredit dari pelanggan di bawah
pengawasan Part Departement Head. Fungsi ini membuat faktur rangkap
empat setelah mendapat pesanan dari pelanggan.
2) Fungsi Gudang
Setelah fungsi penjualan menerima order, bagian gudang menyiapkan
barangnya. Setelah barang siap diantar, kepala gudang menerbitkan surat jalan
dan packling list kemudian barang beserta tembusan surat jalan dan tembusan
packing lisi diberikan ke fungsi Ekspedisi untuk dikirim ke pelanggan.
3) Fungsi Ekspedisi
Fungsi ini bertugas mengirimkan barang ke pelanggan setelah barang dipack
dan siap diantar dengan membawa surat jalan, faktur suku cadangke-2 dan
packing list.
30
4) Fungsi Accounting
Fungsi ini mencatat penjualan kredit suku cadang. Fungsi ini menerima
tembusan faktur suku cadang lembar ke-3 untuk entry data dan diproses oleh
SAP ke jurnal penjualan.
5) Fungsi Salesman
Fungsi ini bertugas mencari pelanggan dan membuat daftar pesanan pada
bagian penjualan.
6) Fungsi AR Part Controller
Fungsi ini mengotorisasi penjualan kredit dan mengotrol kartu piutang (Aging
Schedule Part Details).
7) Fungsi Administrasi Cabang
Fungsi ini untuk mengarsipkan faktur penjualan (Faktur Suku Cadang
(Indiredct)).
8) Fungsi Inventory Part
Fungsi ini mengontrol persediaan suku cadang.
Prosedur-prosedur yang Digunakann dalam Sistem Akuntansi Penjualan
Kredit Suku Cadang pada Astra Semarang
1) Prosedur Order Penjualan Suku Cadang
Dalam prosedur ini, fungsi Administrasi Penjualan menerima order dari
pelanggan dan menambahkan informasi penting sebelum Faktur Suku Cadang
tercetak dan mengirimkannya ke berbagai fungsi lain untuk memungkinkan
fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order pelanggan.
35
2) Prosedur Persetujuan Kredit
Dalam prosedur ini, fungsi AR Part Controller memberikan otorisasi
persetujuan kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada Faktur Suku
Cadang dan hanya pelanggan yang telah terikat kontrak dengan perusahaan
saja yang dapat melakukan transaksi kredit.
3) Prosedur Pengiriman Barang
Dalam prosedur ini, fungsi Gudang menyiapkan barang dipesan dan fungsi
Ekspedisi mengirimkan barang ke pelanggan sesuai dengan informasi yang
tercantum dalam Faktur Suku Cadang, Packing List dan Surat Jalan. Pada saat
penyerahan barang, fungsi Ekspedisi meminta tanda tangan dari pelanggan di
atas Surat Jalan sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
4) Prosedur Pencatatan Piutang Suku Cadang
Dalam prosedur ini, pencatatan kredit terbentuk secara otomatis ke Aging
Schedule Part Details di bawah kendali fungsi AR Part Controller dan fungsi
Accounting mencatat transaksi penjualan kredit suku cadang ke dalam jurnal
penjualan berdasarkan Faktur Suku Cadang.
5) Prosedur Distribusi Penjualan Kredit Suku Cadang.
Karena dalam prosedur ini perusahan telah komputerisasi dengan SAP, maka
cukup praktis untuk memperoleh informasi berupa ringkasan penjualan yang
terbentuk baik total maupun untuk pelanggan tertentu hanya dengan Password.
Berikut FLOWCHART :
